¿Qué es el archivo de datos?
El archivado de datos es el proceso de trasladar los datos que ya no se utilizan activamente a un sistema de almacenamiento independiente para su conservación a largo plazo. Estos datos se conservan con fines de referencia, cumplimiento o históricos, garantizando que sigan siendo accesibles pero que se almacenen de forma más rentable y segura. El archivado de datos suele implicar datos estructurados y no estructurados, incluidos documentos, correos electrónicos, bases de datos y archivos multimedia.
El archivado ayuda a las organizaciones a reducir los costes de almacenamiento, mantener el rendimiento del sistema y cumplir las normativas del sector. También garantiza que la información empresarial crítica siga estando disponible para auditorías, procedimientos legales o futuros análisis empresariales.
¿Por qué es importante el archivo de datos y cómo funciona?
El archivado de datos es esencial para las organizaciones que necesitan gestionar volúmenes crecientes de datos y, al mismo tiempo, mantener la eficiencia del sistema y el cumplimiento de la normativa. Al archivar los datos más antiguos, a los que se accede con menos frecuencia, las empresas pueden liberar recursos de almacenamiento primario, mejorar el rendimiento del sistema y reducir los costes de almacenamiento. Además, muchas industrias se enfrentan a estrictas normativas de retención de datos, por lo que el archivado es fundamental para el cumplimiento legal y la preparación para auditorías.
El proceso de archivado de datos implica identificar los datos inactivos, transferirlos de forma segura a un sistema de almacenamiento designado y gestionarlos de acuerdo con las políticas de retención. Los datos archivados suelen almacenarse en entornos de almacenamiento rentables, como soluciones basadas en la nube, bibliotecas de cintas o hardware de archivo especializado. Esto garantiza que la información importante siga siendo accesible, pero sin interferir en las operaciones empresariales cotidianas.
Los sistemas de archivo de datos eficaces se basan en la automatización, la indexación y la clasificación de los datos. Las políticas automatizadas ayudan a identificar los datos en función de criterios específicos como la antigüedad del archivo, el tipo o la fecha del último acceso. Una indexación adecuada garantiza una recuperación rápida cuando se necesitan datos archivados, mientras que la clasificación de datos asegura que los archivos sensibles o críticos reciban la protección adecuada durante todo su ciclo de vida.
Principales ventajas y retos del archivo de datos
El archivado de datos ofrece numerosas ventajas operativas y financieras que agilizan la gestión de los datos al tiempo que garantizan el cumplimiento de los requisitos legales y de conformidad.
- Ahorro de costes: Reduce la necesidad de costosos sistemas de almacenamiento primario.
- Apoyo al cumplimiento: Ayuda a cumplir los requisitos de retención de datos y auditoría específicos del sector.
- Mejora del rendimiento del sistema: Mantiene la eficiencia de los sistemas operativos descargando los datos inactivos.
- Seguridad de los datos: Proporciona un almacenamiento seguro a largo plazo con protección de datos integrada.
- Apoyo a la recuperación en caso de catástrofe: Garantiza la continuidad de la actividad salvaguardando los datos históricos críticos.
A pesar de sus ventajas, las organizaciones deben gestionar cuidadosamente los retos potenciales relacionados con la recuperación de datos, la escalabilidad y los riesgos de cumplimiento.
- Complejidad de la recuperación de datos: Los datos archivados pueden requerir herramientas especializadas para su acceso.
- Preocupación por la escalabilidad: Las soluciones de almacenamiento deben adaptarse a los crecientes volúmenes de datos a lo largo del tiempo.
- Riesgos de conformidad de los datos: Una mala gestión de las políticas de retención puede dar lugar a infracciones de la normativa.
- Problemas de integración: Los sistemas heredados pueden no integrarse bien con las plataformas de archivo modernas.
- Sobrecostes: Los costes de archivo a largo plazo pueden aumentar si no se optimizan las soluciones.
Archivo de datos frente a copia de seguridad
El archivo de datos y la copia de seguridad de datos son dos procesos distintos en la gestión de datos, cada uno de los cuales sirve a un propósito único. El archivado de datos consiste en trasladar los datos inactivos o utilizados con menos frecuencia a un almacenamiento a largo plazo para futuras consultas, cumplimiento de normativas o análisis históricos. Los datos archivados se conservan durante periodos prolongados y se almacenan en sistemas de almacenamiento rentables y de acceso más lento. Sólo se accede a ellos cuando se necesitan, a menudo regidos por políticas de retención y legales.
Por el contrario, la copia de seguridad de los datos se centra en crear copias duplicadas de los datos actuales y utilizados activamente para protegerlos contra pérdidas accidentales, fallos del sistema o ciberataques. Las copias de seguridad suelen almacenarse en entornos de almacenamiento de alta velocidad diseñados para una restauración rápida. Se actualizan con frecuencia para reflejar los cambios en tiempo real y sólo se accede a ellas durante los procedimientos de recuperación.
Aunque ambos procesos son esenciales para la gestión de datos, sus funciones son complementarias. El archivo de datos favorece la conservación de los datos a largo plazo y el cumplimiento de la normativa, mientras que la copia de seguridad de los datos garantiza la continuidad de la actividad empresarial mediante la recuperación inmediata de los datos. Las empresas deben aplicar ambas estrategias para mantener la integridad, disponibilidad y seguridad de los datos.
Tipos de soluciones de archivo de datos
Las soluciones de archivo de datos varían en función de la ubicación del almacenamiento, la infraestructura y las necesidades empresariales. Las organizaciones pueden elegir entre distintos tipos de sistemas de archivo de datos en función de su presupuesto, requisitos de retención de datos y necesidades de escalabilidad. A continuación se presentan los tipos más comunes de soluciones de archivo de datos:
Archivado in situ
El archivado de datos in situ implica almacenar los datos archivados dentro de la infraestructura física de una organización. Las empresas utilizan servidores dedicados, matrices de almacenamiento o bibliotecas de cintas alojadas en centros de datos que controlan. Este método ofrece propiedad y personalización completas, pero requiere una inversión inicial significativa y un mantenimiento continuo.
Archivado en la nube
El archivado basado en la nube utiliza servicios de almacenamiento remoto de datos proporcionados por proveedores de la nube. Los datos se transfieren y almacenan de forma segura en la nube, eliminando la necesidad de hardware in situ. Este tipo de archivado ofrece escalabilidad, rentabilidad y accesibilidad desde cualquier lugar. El archivado en la nube es ideal para las empresas que buscan modelos de precios flexibles y de pago por uso.
Archivo híbrido
El archivado híbrido combina soluciones de almacenamiento locales y en la nube. Las empresas pueden mantener los datos sensibles o de misión crítica en las instalaciones mientras archivan los datos menos sensibles en la nube. Este enfoque equilibra la seguridad, la rentabilidad y la escalabilidad, por lo que resulta adecuado para organizaciones con diversas necesidades de gestión de datos.
Archivo en cinta
El archivado en cinta utiliza cintas magnéticas para almacenar datos fuera de línea. Es uno de los métodos de archivo más antiguos y sigue siendo popular por su bajo coste y fiabilidad. Las cintas se almacenan en instalaciones seguras y externas, lo que ofrece una durabilidad a largo plazo. Sin embargo, el archivado basado en cintas tiene tiempos de recuperación más lentos y requiere hardware especializado para el acceso a los datos.
Archivo definido por software
El archivado definido por software aprovecha el software avanzado de gestión de datos para controlar cómo se almacenan los datos en varios sistemas de almacenamiento. Las empresas pueden automatizar el archivado de datos basándose en políticas predefinidas, lo que garantiza la ubicación óptima de los datos y la gestión de su ciclo de vida. Este método es escalable y admite la integración con otros sistemas informáticos.
Mejores prácticas para el archivo de datos
La aplicación de las mejores prácticas de archivo de datos garantiza una gestión eficaz del almacenamiento, el cumplimiento de las normativas y la recuperación de los datos. Las organizaciones deben empezar por definir políticas claras de retención de datos basadas en los requisitos normativos y las necesidades empresariales. Clasificar e indexar los datos con regularidad simplifica la recuperación y reduce los costes de almacenamiento. Las herramientas de automatización pueden agilizar el proceso de archivo aplicando reglas para la migración, retención y eliminación de datos. Deben establecerse medidas de seguridad, como la codificación y los controles de acceso, para proteger los datos archivados de filtraciones y accesos no autorizados. Por último, las empresas deben revisar y actualizar periódicamente sus estrategias de archivo para adaptarse a los cambios en las normas de cumplimiento y a los avances tecnológicos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es un proceso de archivo de datos?
El proceso de archivo de datos consiste en identificar, transferir y almacenar los datos inactivos en un sistema de almacenamiento seguro a largo plazo. Esto garantiza la conservación de los datos esenciales al tiempo que libera espacio en el almacenamiento primario para su uso activo. - ¿Qué tipos de datos deben archivarse?
Los datos adecuados para archivar incluyen registros comerciales históricos, archivos de clientes, documentos financieros, datos relacionados con el cumplimiento y otra información que debe conservarse con fines legales, operativos o analíticos pero que ya no se utiliza activamente. - ¿Qué industrias se benefician más del archivo de datos?
Las industrias que generan grandes volúmenes de datos o tienen estrictas normativas de cumplimiento son las que más se benefician del archivado de datos. Entre ellas se incluyen la sanidad, las finanzas, los servicios jurídicos, la administración pública, la educación y el comercio electrónico, donde la conservación de datos, la seguridad y la accesibilidad a largo plazo son fundamentales.