什么是数据存档？
数据归档是将不再常用的数据转移到单独的存储系统中进行长期保留的过程。保存这些数据是为了参考、合规或历史目的，确保数据仍可访问，但存储方式更具成本效益和安全性。数据归档通常涉及结构化和非结构化数据，包括文档、电子邮件、数据库和多媒体文件。
存档可帮助企业降低存储成本、保持系统性能并遵守行业法规。它还能确保关键业务信息可供审计、法律诉讼或未来业务分析使用。
数据存档为何重要，如何运作？
对于需要管理不断增长的数据量，同时又要保持系统效率和合规性的企业来说，数据归档至关重要。通过归档较旧、访问频率较低的数据，企业可以释放主存储资源，提高系统性能，降低存储成本。此外，许多行业都面临严格的数据保留规定，因此归档对于法律合规性和审计准备工作至关重要。
数据归档过程包括识别非活动数据，将其安全转移到指定的存储系统，并根据保留政策进行管理。归档数据通常存储在具有成本效益的存储环境中，如基于云的解决方案、磁带库或专用归档硬件。这样既能确保重要信息的可访问性，又不会影响日常业务运营。
有效的数据归档系统依赖于自动化、索引和数据分类。自动化策略有助于根据文件年龄、类型或最后访问日期等特定条件识别数据。适当的索引可确保在需要归档数据时快速检索，而数据分类则可确保敏感或关键文件在其整个生命周期内得到适当的保护。
数据存档的主要优势和挑战
数据存档具有众多运营和财务优势，可简化数据管理，同时确保满足法律和合规要求。
- 节约成本：减少对昂贵的主存储系统的需求。
- 合规支持：帮助满足特定行业的数据保留和审计要求。
- 提高系统性能：通过卸载不活动数据，保持运行系统的效率。
- 数据安全：提供安全的长期存储，内置数据保护功能。
- 灾难恢复支持：通过保护关键历史数据，确保业务连续性。
尽管有其优势，但企业必须认真管理与数据检索、可扩展性和合规风险有关的潜在挑战。
- 数据检索的复杂性：存档数据可能需要专门的工具才能访问。
- 可扩展性问题：存储解决方案必须适应不断增长的数据量。
- 数据合规风险：保留政策管理不善可能导致违反合规性规定。
- 集成问题：传统系统可能无法与现代存档平台很好地集成。
- 成本超支：如果不优化解决方案，长期存档成本会增加。
数据存档与数据备份
数据存档和数据备份是数据管理中两个不同的流程，各有其独特的目的。数据归档是指将不常用或使用频率较低的数据转移到长期存储中，供今后参考、合规性或历史分析之用。归档数据保留时间较长，存储在成本效益高、访问速度较慢的存储系统中。只有在需要时才能访问，通常受保留和法律政策的制约。
相比之下，数据备份侧重于创建当前和常用数据的副本，以防止意外丢失、系统故障或网络攻击。备份通常存储在高速存储环境中，设计用于快速恢复。备份会经常更新，以反映实时变化，只有在恢复程序中才能访问。
虽然这两种流程对数据管理都至关重要，但它们的作用是相辅相成的。数据归档支持长期数据保留和法规遵从，而数据备份则通过即时数据恢复确保业务连续性。企业必须实施这两种策略，以保持数据的完整性、可用性和安全性。
数据存档解决方案的类型
数据存档解决方案因存储位置、基础设施和业务需求而异。企业可以根据预算、数据保留要求和可扩展性需求，选择不同类型的数据存档系统。以下是最常见的数据存档解决方案类型：
内部存档
企业内部数据存档是指在企业的物理基础设施内存储存档数据。企业使用专用服务器、存储阵列或磁带库，存放在自己控制的数据中心内。这种方法提供完全的所有权和定制，但需要大量的前期投资和持续维护。
基于云的存档
云归档使用云供应商提供的远程数据存储服务。数据在云中安全传输和存储，无需现场硬件。这种存档方式具有可扩展性、成本效益和随时随地的可访问性。云存档非常适合那些寻求灵活的现收现付定价模式的企业。
混合存档
混合存档结合了内部部署和基于云的存储解决方案。企业可以在内部保留敏感数据或关键任务数据，同时在云中归档敏感度较低的数据。这种方法兼顾了安全性、成本效益和可扩展性，适合有不同数据管理需求的企业。
磁带存档
磁带存档使用磁带离线存储数据。它是最古老的存档方法之一，因其成本低、可靠性高而一直很受欢迎。磁带存储在安全的异地设施中，具有长期耐用性。不过，磁带存档的检索时间较慢，需要专门的硬件才能访问数据。
软件定义的存档
软件定义归档利用先进的数据管理软件来控制数据在多个存储系统中的存储方式。企业可根据预定义策略自动进行数据归档，确保最佳的数据位置和生命周期管理。这种方法具有可扩展性，并支持与其他 IT 系统集成。
数据存档的最佳做法
实施数据归档最佳实践可确保高效的存储管理、合规性和数据检索。企业应首先根据法规要求和业务需求制定明确的数据保留政策。定期对数据进行分类和索引可简化检索并降低存储成本。自动化工具可通过应用数据迁移、保留和删除规则来简化归档流程。加密和访问控制等安全措施应落实到位，以保护存档数据免遭泄露和未经授权的访问。最后，企业应定期审查和更新存档策略，以适应不断变化的合规标准和技术进步。
常见问题
- 什么是数据归档流程？
数据归档流程包括识别、传输非活动数据并将其存储在安全的长期存储系统中。这样既能确保重要数据得到保存，又能腾出主存储空间供当前使用。 - 哪些类型的数据应该存档？
适合存档的数据包括历史业务记录、客户档案、财务文件、合规相关数据，以及出于法律、操作或分析目的必须保留但已不再使用的其他信息。 - 哪些行业从数据存档中获益最多？
产生大量数据或有严格合规规定的行业从数据存档中获益最多。这些行业包括医疗保健、金融、法律服务、政府、教育和电子商务，在这些行业中，数据保留、安全性和长期可访问性至关重要。